Ile kosztuje
wdrożenie
Microsoft 365?
Od czego
zależy cena?

Ile kosztuje wdrożenie Microsoft 365? Od czego zależy cena?

Ile kosztuje wdrożenie Microsoft 365 w firmie? To jedno z pierwszych pytań, które pojawia się przed podjęciem decyzji o migracji przez Właściciela firmy lub osobę odpowiedzialną za IT. Problem polega na tym, że pod hasłem „wdrożenie Microsoft 365” mogą kryć się zupełnie różne projekty.

W jednej firmie trzeba skonfigurować nowego tenanta (środowisko Microsoft 365), domenę, kilkanaście kont i przenieść pocztę z prostego hostingu. W innej organizacji trzeba zmigrować Exchange, kilka domen, duże skrzynki pocztowe, pliki z lokalnych serwerów, przebudować uprawnienia, wdrożyć SharePoint, Teams, Microsoft Intune oraz przygotować zabezpieczenia użytkowników i administratorów.

Problemy się nagle pojawiają gdy okazuje się, że mamy pliki, które bardzo dużo ważą. Poczta ponad 100 GB użycia, serwer na którym kilka TB danych to pliki graficzne, filmy, projekty inne dane i czujemy, że wszystko zaczyna wolniej działać.

Oba projekty nazywają się wdrożeniem Microsoft 365. Ich pracochłonność i koszt będą jednak zupełnie inne. Dlatego dobra wycena powinna zaczynać się od zakresu projektu.

Dlaczego nie ma jednej ceny wdrożenia Microsoft 365

Nie istnieje jedna uczciwa cena wdrożenia Microsoft 365, którą można podać bez poznania środowiska klienta.

Sama liczba użytkowników nie wystarcza do wyceny.

Dwie firmy mogą zatrudniać po 50 osób, a zakres projektu może różnić się kilkukrotnie.

Pierwsza firma posiada jedną domenę, niewielkie skrzynki pocztowe i uporządkowane dane. Chce przenieść pocztę do Exchange Online, skonfigurować konta oraz podstawowe zabezpieczenia.

Druga firma również ma 50 użytkowników, ale korzysta z lokalnego Exchange, kilku domen, archiwów PST, skrzynek współdzielonych, rozbudowanych delegacji i serwera plików działającego od kilkunastu lat. Do tego dochodzą komputery, które mają zostać objęte Microsoft Intune, wymagania dotyczące Conditional Access i konieczność uporządkowania SharePoint.

Liczba pracowników jest taka sama, ale projekt już nie, a na wycenę wpływa także punkt startowy.

Firma może:

1. tworzyć Microsoft 365 od początku,
2. migrować z innego rozwiązania,
3. korzystać już z Microsoft 365 i potrzebować rozbudowy,
4. posiadać środowisko wdrożone wcześniej, które wymaga audytu i naprawy konfiguracji.
5. Posiadać pracownika IT, który jest złotą rączką od Wszystkiego i robił co mógł w swojej mocy by firma mogła działać ale dług technologiczny jaki powstał jest na tyle duży, że koszt naprawy jest znacznie droższy.

Ten ostatni przypadek często okazuje się bardziej pracochłonny niż wdrożenie nowego środowiska. Trzeba najpierw ustalić, co zostało skonfigurowane, które ustawienia są prawidłowe, gdzie znajdują się błędy i jakie zmiany można bezpiecznie wykonać w systemie używanym każdego dnia przez pracowników.

Licencja Microsoft 365 a koszt wdrożenia

Cena licencji i cena wdrożenia odpowiadają za inne elementy projektu. Licencja Microsoft 365 jest kosztem abonamentowym. Jej zakres zależy od wybranego planu oraz potrzeb konkretnego użytkownika. Wdrożenie natomiast jest projektem technicznym i organizacyjnym, a sam koszt jest zazwyczaj jednorazowy.

Może obejmować między innymi:

• analizę obecnego środowiska,
• przygotowanie architektury Microsoft 365,
• konfigurację tenanta,
• konfigurację domen,
• tworzenie użytkowników i grup,
• migrację poczty,
• migrację dokumentów,
• konfigurację Teams i SharePoint,
• konfigurację OneDrive,
• wdrożenie MFA i Conditional Access,
• konfigurację kont administracyjnych,
• Microsoft Intune i urządzenia,
• Microsoft Defender,
• polityki bezpieczeństwa,
• konfigurację ochrony poczty,
• backup,
• testy,
• dokumentację,
• szkolenia,
• wsparcie użytkowników po migracji.

Dlatego porównując dwie oferty na „wdrożenie Microsoft 365”, trzeba sprawdzić zakres, a nie samą kwotę. Oferta obejmująca utworzenie kont i migrację poczty nie jest tym samym projektem co wdrożenie obejmujące architekturę bezpieczeństwa, urządzenia, SharePoint, szkolenia i późniejsze wsparcie.

Najważniejsze elementy wpływające na koszt projektu

Koszt projektu rośnie wraz z liczbą elementów, które trzeba przeanalizować, przenieść, skonfigurować i przetestować.

W Security Masters przed przygotowaniem zakresu chcemy przede wszystkim wiedzieć, jak wygląda obecne środowisko i jaki ma być efekt końcowy.

Liczba użytkowników i skrzynek pocztowych

Liczba pracowników jest jednym z podstawowych parametrów wyceny, ale nie można na niej zakończyć analizy.

Trzeba sprawdzić również:

• liczbę aktywnych skrzynek,
• skrzynki współdzielone,
• aliasy,
• grupy dystrybucyjne,
• skrzynki techniczne,
• konta serwisowe,
• sale i inne zasoby,
• administratorów,
• użytkowników zewnętrznych,
• delegacje do skrzynek i kalendarzy.

Firma może mieć 40 pracowników i znacznie więcej obiektów, które trzeba przeanalizować podczas migracji.

Znaczenie mają też role użytkowników. Pracownik biurowy może potrzebować innej konfiguracji niż osoba pracująca głównie mobilnie. Inne wymagania mogą dotyczyć Zarządu, działu finansowego, HR i administratorów.

W Security Masters nie zakładamy automatycznie, że wszyscy pracownicy powinni mieć dokładnie ten sam zestaw licencji. Dobór powinien wynikać z tego, jak dana osoba pracuje, do jakich informacji ma dostęp i jakie funkcje są jej rzeczywiście potrzebne.

Dlatego doradztwo i dobór licencji Microsoft 365 mogą być jednym z pierwszych etapów przygotowania projektu.

Migracja poczty i plików do MS365

Migracja jest jednym z obszarów, który może najbardziej zmienić koszt wdrożenia. Przy poczcie trzeba najpierw ustalić, skąd firma migruje.

Przeniesienie skrzynek z prostego hostingu IMAP wygląda inaczej niż migracja z Exchange Server albo bardziej rozbudowanego środowiska Microsoft 365.

Na zakres prac wpływają między innymi:

• liczba skrzynek,
• ich rozmiar,
• archiwa,
• pliki PST,
• delegacje,
• aliasy,
• skrzynki współdzielone,
• kalendarze,
• liczba domen,
• aplikacje wykorzystujące SMTP,
• konfiguracja DNS,
• wymagany sposób przełączenia użytkowników.

Im więcej zależności, tym więcej pracy potrzeba przed samą migracją.

Podobnie wygląda sytuacja z dokumentami. Firma może posiadać kilkadziesiąt gigabajtów uporządkowanych plików albo wiele terabajtów danych przechowywanych od lat na lokalnych serwerach. Co więcej, przeniesienie całej starej struktury jeden do jednego nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem.

Przed migracją trzeba ustalić:

• które dane są nadal używane,
• które można zarchiwizować,
• które są duplikatami,
• kto jest właścicielem poszczególnych danych,
• jakie uprawnienia powinny zostać zachowane,
• które dane trafią do SharePoint,
• które powinny znaleźć się w OneDrive.

Jeżeli obecny serwer plików nie ma logicznej struktury, część projektu może polegać na uporządkowaniu danych przed migracją. To nie tylko zwiększa koszt prac, ale ogranicza ryzyko przeniesienia starych problemów do nowego środowiska.

Osobnym elementem jest ciągłość działania, a firma powinna wiedzieć, kiedy nastąpi przełączenie, kto będzie wspierał użytkowników, jak wygląda plan awaryjny i co zrobić, jeśli w trakcie migracji pojawi się problem.

Zakres prac związanych z migracją do Microsoft 365 powinien więc wynikać z rzeczywistego środowiska źródłowego, a nie wyłącznie z liczby pracowników.

Konfiguracja bezpieczeństwa w usłudze MS365

Bezpieczeństwo może stanowić istotną część budżetu wdrożenia Microsoft 365. Samo uruchomienie poczty i przypisanie licencji nie oznacza, że środowisko zostało odpowiednio zabezpieczone.

Podczas projektów analizujemy między innymi:

• MFA,
• Conditional Access,
• konta i role administracyjne,
• konta Break Glass,
• zabezpieczenia Microsoft Entra ID,
• ochronę Exchange Online,
• konfigurację urządzeń,
• Microsoft Intune,
• Microsoft Defender,
• zasady dostępu do danych,
• udostępnianie zewnętrzne,
• konfigurację SharePoint i OneDrive,
• ochronę informacji,
• backup,
• logi i możliwość późniejszego monitorowania środowiska.

Zakres nie musi być taki sam dla każdej organizacji. Dla wielu małych i średnich firm Microsoft 365 Business Premium może stanowić dobry fundament. W naszym modelu, zależnie od potrzeb i poziomu ryzyka, środowisko może zostać rozszerzone o Microsoft Entra ID Plan 2, uwierzytelnianie odporne na phishing z wykorzystaniem sprzętowych kluczy bezpieczeństwa czy dodatkową ochronę poczty.

W bardziej wymagających organizacjach zakres może obejmować kolejne mechanizmy bezpieczeństwa, ochrony informacji i zgodności.

To ma bezpośredni wpływ na koszt projektu.

Firma, która potrzebuje głównie poczty, będzie miała inny zakres niż organizacja, która chce centralnie zarządzać komputerami, kontrolować dostęp do danych z urządzeń prywatnych, wdrażać bardziej zaawansowane polityki Conditional Access i zabezpieczać konta uprzywilejowane.

Nie oznacza to, że trzeba od początku wdrażać wszystkie dostępne funkcje Microsoft 365. W Security Masters preferujemy wdrożenie etapowe. Najpierw określamy, które zabezpieczenia są potrzebne teraz. Kolejne elementy można rozwijać wraz z potrzebami firmy.

To pozwala kontrolować koszt i unikać zakupu funkcji, których organizacja nie będzie wykorzystywać.

Szkolenia i wsparcie powdrożeniowe

Migracja nie kończy się w momencie, w którym administrator potwierdzi, że skrzynki zostały przeniesione. Dla pracowników zmiana zaczyna się właśnie wtedy.

Nowy Outlook, logowanie, MFA, Teams, OneDrive, SharePoint, telefony, dostęp do wspólnych skrzynek i zmieniony sposób udostępniania dokumentów generują pytania. Jeżeli projekt nie przewiduje wsparcia po uruchomieniu, problemy trafiają do lokalnego działu IT albo do osoby, która koordynowała migrację.

Dlatego w budżecie trzeba uwzględnić:

• przygotowanie użytkowników przed zmianą,
• instrukcje,
• szkolenia,
• wsparcie w dniu migracji,
• pomoc w pierwszych dniach po uruchomieniu,
• dokumentację dla administratorów,
• przekazanie wiedzy lokalnemu IT.

Szkolenia wpływają też na bezpieczeństwo.

Pracownik powinien wiedzieć, jak korzystać z MFA, jak rozpoznać phishing, jak udostępniać dokumenty i gdzie zgłaszać podejrzane zdarzenia.

Po zakończeniu projektu pojawia się jeszcze jeden koszt: utrzymanie i dalszy rozwój Microsoft 365.

Środowisko zmienia się wraz z firmą. Dochodzą nowi użytkownicy i urządzenia. Microsoft zmienia funkcjonalności. Powstają nowe potrzeby biznesowe i wymagania bezpieczeństwa, dlatego trzeba wcześniej ustalić, czy po wdrożeniu środowiskiem będzie zajmował się wewnętrzny dział IT, zewnętrzny partner czy oba zespoły wspólnie.

W Security Masters ten obszar realizujemy między innymi w ramach Microsoft 365 Concierge, gdzie wspieramy lokalne IT i użytkowników oraz pomagamy rozwijać środowisko po zakończeniu samego projektu wdrożeniowego.

Przykładowe scenariusze wdrożenia

Zamiast próbować tworzyć jeden cennik, łatwiej porównać typowe scenariusze.

1. Proste uruchomienie nowego środowiska

Firma ma kilkanaście osób. Nie korzysta jeszcze z Microsoft 365. Posiada jedną domenę i prostą pocztę u dostawcy hostingu. Ilość danych jest niewielka.

Projekt może obejmować utworzenie środowiska, konfigurację domeny, użytkowników, migrację poczty, podstawowe zabezpieczenia i przygotowanie pracowników.

To jeden z prostszych wariantów, ponieważ liczba zależności jest ograniczona.

2. Migracja firmy, która posiada już rozbudowane IT

Organizacja ma kilkudziesięciu lub kilkuset użytkowników. Korzysta z Exchange albo kilku systemów pocztowych. Posiada serwer plików, skrzynki współdzielone, archiwa i większą liczbę uprawnień.

Do projektu dochodzi analiza źródłowego środowiska, migracja danych, SharePoint, OneDrive, Teams, urządzenia i bezpieczeństwo.

Tutaj cena zależy głównie od stanu obecnego środowiska oraz ilości danych i zależności.

3. Microsoft 365 już działa, ale wymaga uporządkowania

Firma posiada Microsoft 365 od kilku lat.

Część użytkowników korzysta z MFA, część nie. Licencje były dokupowane w różnych okresach. Administratorów jest wielu. Teams i SharePoint rozwijały się bez jednego standardu. Nie ma pewności, czy konta byłych pracowników i stare uprawnienia zostały poprawnie usunięte.

W tym przypadku pierwszym etapem powinno być ustalenie rzeczywistego stanu środowiska.

Dopiero później można przygotować plan naprawczy.

Taki projekt może być bardziej złożony niż utworzenie nowego tenanta, ponieważ zmiany trzeba wykonywać w systemie, na którym firma już pracuje.

4. Wdrożenie z podwyższonym poziomem bezpieczeństwa

Organizacja przetwarza wrażliwe dane, ma wysokie wymagania klientów, dużą liczbę pracowników zdalnych albo chce ograniczyć ryzyko przejęcia kont.

Zakres może obejmować zaawansowany Conditional Access, Entra ID Plan 2, ochronę kont administracyjnych, urządzenia zarządzane przez Intune, dodatkową ochronę poczty, klucze sprzętowe, rozwiązania ochrony danych, backup oraz przygotowanie środowiska pod późniejszy monitoring bezpieczeństwa.

Takie wdrożenie będzie droższe niż prosta migracja poczty, ponieważ obejmuje znacznie większy zakres konfiguracji i testów.

To jednak dwa różne projekty i nie powinny być porównywane wyłącznie na podstawie ceny.

Koszt wdrożenia a koszt błędnej konfiguracji

Najtańsza oferta wdrożenia Microsoft 365 nie zawsze oznacza najniższy koszt dla firmy. Jeżeli część prac zostanie pominięta, koszty często pojawiają się później.

Przykładowo źle przygotowana migracja może oznaczać problemy z pocztą i pracą użytkowników.

• Nieuporządkowane uprawnienia mogą prowadzić do sytuacji, w której zbyt wiele osób ma dostęp do poufnych danych.
• Brak prawidłowego zabezpieczenia administratorów zwiększa skutki przejęcia takiego konta.
• Brak procesu offboardingu może pozostawić dostęp osobie, która zakończyła współpracę z firmą.
• Źle zaprojektowany SharePoint może po kilku miesiącach wymagać przebudowy.
• Brak backupu może stać się problemem dopiero wtedy, gdy organizacja będzie potrzebowała odzyskać konkretne dane.

Największe koszty pojawiają się jednak przy incydencie bezpieczeństwa. Wtedy firma może ponosić koszty związane z analizą logów, obsługą incydentu, przywracaniem kontroli nad kontami, zmianą konfiguracji, odzyskiwaniem danych, przestojem pracowników oraz dodatkowymi działaniami organizacyjnymi i prawnymi.

Z naszych doświadczeń z audytów i obsługi incydentów wynika, że problemy w Microsoft 365 często nie ograniczają się do jednego alertu. Po przejęciu konta trzeba sprawdzić między innymi logowania, reguły pocztowe, aplikacje, tokeny, uprawnienia i dostęp do danych.

Dlatego koszt wdrożenia trzeba oceniać również przez pryzmat tego, jakie ryzyko projekt ma ograniczyć. Oszczędność polegająca na pominięciu zabezpieczeń, testów czy dokumentacji może być pozorna i generuje koszt przy pierwszej awarii lub włamaniu.

Jak przygotować firmę do wyceny wdrożenia MS365 w firmie?

Im lepsze informacje otrzymamy przed przygotowaniem projektu, tym dokładniej można określić jego zakres.

Do pierwszej rozmowy dobrze przygotować:

1. liczbę pracowników i przewidywany wzrost zatrudnienia,
2. listę obecnych licencji Microsoft 365, jeżeli firma już z nich korzysta,
3. liczbę domen,
4. liczbę skrzynek pocztowych,
5. informacje o skrzynkach współdzielonych, aliasach i grupach,
6. obecny system pocztowy,
7. orientacyjne rozmiary skrzynek i archiwów,
8. informacje o serwerach plików i innych miejscach przechowywania dokumentów,
9. orientacyjną ilość danych do migracji,
10. liczbę komputerów i urządzeń mobilnych,
11. informacje o pracy zdalnej i urządzeniach prywatnych,
12. obecny sposób zabezpieczenia kont i poczty,
13. wymagania klientów lub regulacyjne dotyczące bezpieczeństwa,
14. informację, czy potrzebne będą Teams, SharePoint, OneDrive i Intune,
15. oczekiwany termin migracji,
16. zakres szkoleń i wsparcia po uruchomieniu.

Jeżeli Microsoft 365 już działa, potrzebna jest też informacja o aktualnej konfiguracji.

Nie zawsze można ją wiarygodnie ocenić podczas jednej rozmowy. W bardziej rozbudowanych środowiskach przed właściwą wyceną projektu naprawczego potrzebna może być wcześniejsza ocena albo audyt.

Dopiero po zebraniu tych danych można odpowiedzieć na pytanie, ile rzeczywiście będzie kosztować wdrożenie Microsoft 365 w konkretnej organizacji. Dlatego tak ważne jest by zrealizować Audyt/Ocenę Ryzyka Środowiska Microsoft 365 w organizacji. Prawo też zaczyna tego wymagać. Krajowy System Cyberbezpieczeństwa, NIS-2 wprost wskazuje, że Audyt/Ocena powinna być realizowana min. Raz na 12 miesięcy. W przypadku incydentów RODO również audytorzy w pierwszej kolejności pytają kiedy a nie czy był realizowany Audyt/Ocena środowiska Microsoft 365. Brak takich działań jest traktowany jako rażące niedbalstwo z pełną odpowiedzialnością firmy za brak takich działań historycznie.

Podsumowanie od eksperta

Cena wdrożenia Microsoft 365 zależy przede wszystkim od zakresu projektu. Sama liczba użytkowników nie wystarcza do rzetelnej wyceny.

Trzeba uwzględnić obecne środowisko, pocztę, ilość danych, sposób migracji, urządzenia, poziom bezpieczeństwa, licencje, szkolenia oraz sposób późniejszego utrzymania Microsoft 365.

Dlatego przed porównaniem ofert trzeba sprawdzić, co dokładnie każda z nich obejmuje.

Dwie oferty opisane jako „wdrożenie Microsoft 365 dla 50 użytkowników” mogą dotyczyć zupełnie innego zakresu prac.

W Security Masters rozpoczynamy od poznania potrzeb organizacji i obecnego środowiska. Na tej podstawie możemy przygotować architekturę, zakres migracji, dobrać licencje oraz określić, które zabezpieczenia powinny zostać wdrożone od początku.

Jeżeli firma planuje rozpoczęcie projektu lub migrację obecnego środowiska, więcej informacji znajduje się na stronie Wdrożenie Microsoft 365.

Jeżeli głównym pytaniem jest wybór planów, optymalizacja obecnych licencji albo dopasowanie ich do ról użytkowników, punktem startowym może być doradztwo i dobór licencji Microsoft 365.

Dobra wycena Microsoft 365 nie powinna odpowiadać wyłącznie na pytanie „ile to kosztuje?”.

Powinna przede wszystkim pokazać za co firma płaci, co zostanie wdrożone i jaki stan środowiska ma zostać osiągnięty po zakończeniu projektu.

Dlatego zapraszam na bezpłatną konsultację ze mną. 30 minut bez zobowiązań z obietnicą wskazania min. 3 konkretnych porad w obszarze Microsoft 365. Wystarczy wysłać e-mail na adres: [email protected] z dopiskiem „Konsultacja MS 365”, odpowiem osobiście, żaden robot ani AI.